Post gehört sofort zum Mandat
Nachrichten und Anlagen stehen gemeinsam mit Beteiligten und bisheriger Korrespondenz bereit.
Anwalts AI · Kanzleiautomatisierung
E-Mails automatisch der richtigen Mandatsakte zuordnen
Jede eingehende Nachricht gehört zu einem Vorgang. Anwalts AI erkennt den Zusammenhang, sortiert E-Mails und Scans und ordnet die Unterlagen Ihrer Mandatsakte zu. Ihr Team arbeitet anschließend mit der Nachricht, den Anlagen und den nächsten Aufgaben an derselben Stelle weiter. Auch Eingänge ohne Aktenzeichen erhalten einen geordneten Bearbeitungsweg. So wird aus dem täglichen Posteingang ein unmittelbar nutzbarer Teil Ihres KI-Betriebssystems.
Die direkte Antwort
Mit Anwalts AI automatisieren Kanzleien das Sortieren und Zuordnen ihrer E-Mails und Scans. Die Software verbindet Absender, Aktenzeichen und Dokumentinhalt mit dem passenden Mandat. Eindeutige Eingänge laufen in die zugehörige Akte; unklare Fälle werden zur Zuordnung vorgelegt. Aufgaben und Fristenbearbeitung schließen direkt an.
Zuständigkeit wird sichtbar
Das Anliegen gelangt in die Bearbeitung der verantwortlichen Person statt in eine weitere private Ablage.
Nächste Schritte entstehen am Vorgang
Rückfragen, Dokumentenarbeit und Fristenprüfung bauen auf demselben erfassten Eingang auf.
So automatisieren wir diesen Ablauf
Vom Eingang bis zum Ergebnis.
- 01
Nachricht und Anlagen erfassen
Anwalts AI übernimmt den Eingang mit seinen Dokumenten. Absender, Betreff und Inhalt liefern den Kontext für die weitere Verarbeitung.
- 02
Mandat erkennen
Die KI berücksichtigt Aktenzeichen, Beteiligte und inhaltliche Angaben. Ein vorhandener Bezug wird für die Zuordnung zur passenden Akte verwendet.
- 03
Unklare Zuordnung auflösen
Passen mehrere Mandate oder fehlen Angaben, bearbeitet das Team die Zuordnung mit Blick auf die Originalnachricht und die möglichen Akten.
- 04
Bearbeitung anschließen
Die zuständige Person erhält den Vorgang im Mandatszusammenhang. Ein Rückruf, eine Antwort oder die Prüfung einer enthaltenen Frist kann unmittelbar folgen.
- 05
Dokumente gemeinsam weiterführen
Original, Anlagen und anschließende Arbeit bleiben an der Akte verbunden. Auch später ist erkennbar, welches Schreiben den Vorgang ausgelöst hat.
Fiktives Anwendungsbeispiel
Fiktives Beispiel: eine Rechnung ohne Aktenzeichen
Eine Mandantin sendet eine Handwerkerrechnung mit dem Betreff „Hier noch der Beleg“. Die E-Mail gehört zu einem bereits laufenden Baumandat.
Der Vorgang im Zusammenhang
- Eingang
- E-Mail mit PDF-Rechnung
- Bezug
- Mandantin und Bauvorhaben
- Ergebnis
- Dokument in der richtigen Mandatsakte
Das Ergebnis
Anwalts AI ordnet den Eingang zum Bauvorhaben ein. Die zuständige Bearbeitung findet Nachricht und Rechnung bei der Akte und setzt die Dokumentenprüfung dort fort.
Einblick ins Produkt
Erleben Sie die Arbeit im Kanzlei-KI-Betriebssystem
Was passiert ohne Aktenzeichen?
Nicht jeder Mandant schreibt die Geschäftsnummer in den Betreff. Ein Name, eine bekannte E-Mail-Adresse oder der Inhalt einer beigefügten Rechnung können den Bezug zur Akte herstellen. Anwalts AI verwendet diese Informationen zusammen, statt die Zuordnung allein vom Betreff abhängig zu machen.
Wenn dieselbe Person mehrere Mandate hat, ist der konkrete Sachverhalt entscheidend. Das Team kann eine unklare Zuordnung gezielt klären. Anschließend stehen die Dokumente im richtigen Zusammenhang für die weitere Arbeit zur Verfügung.
Wie werden E-Mail und Scan gemeinsam bearbeitet?
Eine E-Mail mit PDF-Anlage und ein eingescanntes Schreiben unterscheiden sich im Eingang, benötigen aber dieselbe Kanzleiarbeit: Mandat finden, Inhalt erfassen und nächste Schritte bestimmen. Anwalts AI führt diese Arbeit an der Mandatsakte zusammen.
Dadurch kann die ReFa eine nachgereichte Anlage ebenso weiterbearbeiten wie die vorherige Nachricht. Die Akte hält den Zusammenhang, auch wenn Dokumente über verschiedene Wege oder an unterschiedlichen Tagen eintreffen.
Vom Sortieren zur vollständigen Bearbeitung
Die Zuordnung ist der Anfang des Ablaufs. Eine Mandantenfrage führt zur Sachstandsantwort, eine fehlende Unterlage zur Nachforderung und ein Schreiben mit Terminbezug zur Fristenarbeit. Diese Schritte nutzen die Informationen des ursprünglichen Eingangs.
Anwalts AI verbindet Posteingang, Aktenarbeit, Aufgaben und Abrechnung in einer gemeinsamen Arbeitsumgebung. Ihre Kanzlei kann mit dem E-Mail-Sortieren beginnen und die angrenzenden Abläufe im selben KI-Betriebssystem automatisieren.
Aus dem Betriebsalltag
Häufige Fragen
Kann Anwalts AI E-Mails automatisch sortieren?
Ja. Anwalts AI erkennt den Mandatsbezug aus Absender, Aktenzeichen und Inhalt und ordnet E-Mails samt Anlagen in die Aktenarbeit ein. Unklare Zuordnungen werden gezielt geklärt.
Was geschieht mit einer völlig neuen Anfrage?
Eine Anfrage ohne vorhandenes Mandat geht in die strukturierte Mandatsaufnahme. Kontakt, Anliegen und Unterlagen werden dort zusammengeführt, bevor die Kanzlei den Vorgang als Mandat weiterführt.
Werden Anlagen getrennt vom E-Mail-Text verarbeitet?
Nachricht und Anlagen werden in ihrem Zusammenhang erfasst. So bleibt nachvollziehbar, wer welche Unterlage zu welchem Anliegen eingereicht hat und welche Arbeit daraus folgt.
Kann daraus direkt eine Fristenbearbeitung entstehen?
Ja. Die Fristenarbeit schließt an den zugeordneten Eingang an. Ausgangsdokument, erkannter Fristbezug und fachliche Kontrolle bleiben mit der Mandatsakte verbunden.
Anwalts AI
Diesen Kanzleiablauf in unserem KI-Betriebssystem erleben
Wir zeigen Ihnen den Ablauf „E-Mails automatisch der richtigen Mandatsakte zuordnen“ an einem fiktiven Mandat mit konkreten Eingaben und Ergebnissen.
Ablauf in der Live-Demo ansehenBuzzard AI · Stand: September 2026
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Schritt 1 von 4
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