Von der Unterlage zur Akte.Von der Fundstelle zur Fristprüfung.

Vom Posteingang automatisch zur Mandatsakte und Frist

Anwalts AI automatisiert den Weg von E-Mail, beA oder Scan zur Mandatsakte und anschließenden Fristenarbeit. Erfassung, Zuordnung und Übernahme der Fristangaben greifen ineinander. Das zuständige Team kontrolliert die Grundlage am Original und bestätigt den Eintrag. Dokument, Frist und weitere Aufgabe bleiben an der Akte verbunden.

Vom Eingang bis zur Weiterarbeit.

1. Eingang erfassen

   Nachricht und Dokumente gelangen in die Postbearbeitung. Der ursprüngliche Eingang bleibt als Grundlage für die folgenden Schritte erhalten.

2. Mandatsakte zuordnen

   Anwalts AI verbindet Aktenzeichen, Beteiligte und Inhalt mit dem passenden Mandat. Das Team klärt einen mehrdeutigen Bezug gezielt.

3. Fristbezogene Angaben übernehmen

   Die KI erkennt entsprechende Angaben im Schreiben und führt sie mit dem Dokumentbezug in die Fristenbearbeitung weiter.

4. Grundlage fachlich kontrollieren

   Die zuständige Person prüft die relevanten Angaben, den Fallzusammenhang und gegebenenfalls die erforderliche Berechnung direkt am Ausgangsmaterial.

5. Eintrag bestätigen und Arbeit planen

   Der bestätigte Fristeintrag wird mit der Akte weitergeführt. Die anstehende Bearbeitung und erforderliche Wiedervorlage werden im Vorgang organisiert.

Fiktives Beispiel: eine weitergeleitete Nachricht mit Schreiben

Wo getrennte Arbeitsschritte zusammenfinden

Wenn Posteingang und Fristenarbeit getrennt organisiert sind, müssen Dokumentbezug und Akteninformationen erneut übertragen werden. Anwalts AI verwendet den bereits erfassten Eingang für die weitere Fristenbearbeitung. Die beteiligten Personen setzen an demselben Vorgang an.

Die Zuordnung eines Schreibens und die fachliche Beurteilung seines Fristbezugs bleiben zwei klar erkennbare Schritte. Beide greifen auf das Original und dieselbe Mandatsakte zurück. Damit bleibt auch die Übergabe zwischen ReFa und anwaltlicher Bearbeitung verständlich.

Welche Informationen der Fristeintrag braucht

Zum Fristbezug gehören mehr als eine erkannte Zahl und ein Datum. Die zuständige Person benötigt das Ausgangsschreiben, den maßgeblichen Anlass und die Angaben, die für den konkreten Eintrag erforderlich sind. Diese Informationen werden im Vorgang zusammengeführt.

Fehlt eine entscheidende Angabe, wird sie im Bearbeitungsablauf geklärt. Nach der Kontrolle bleibt der bestätigte Eintrag mit dem Dokument verbunden, aus dem er entstanden ist. Ein späterer Blick in die Akte kann diesen Zusammenhang wieder aufnehmen.

Wie die eigentliche Mandatsarbeit anschließt

Mit dem bestätigten Eintrag ist zugleich eine Arbeitsplanung verbunden: Unterlagen auswerten, eine Stellungnahme vorbereiten oder weitere Angaben anfordern. Diese Aufgaben werden am Mandat organisiert und nutzen die bereits erfassten Dokumente.

Anwalts AI verbindet den gesamten Weg mit Aktenzusammenfassungen, Dokumententwürfen und Mandantenkommunikation. So automatisieren Sie die Übergaben zwischen den Kanzleibereichen und führen die fachliche Bearbeitung im selben KI-Betriebssystem fort.