Die Anlage fehlt.Die passende Rückfrage ist vorbereitet.

Fehlende Mandantenunterlagen automatisch nachfordern

Anwalts AI automatisiert das Nachfordern fehlender Mandantenunterlagen. Die Kanzlei bestimmt den benötigten Bestand; die KI formuliert eine konkrete Anforderung mit Mandatsbezug. Nach Prüfung und Freigabe wird der Dokumentenrücklauf derselben Akte zugeordnet. Offener Bedarf und eingegangene Unterlagen werden im gemeinsamen Vorgang weiterbearbeitet.

Vom Eingang bis zur Weiterarbeit.

1. Unterlagenbedarf an der Akte bestimmen

   Die zuständige Person hält fest, welche Dokumente für den nächsten Arbeitsschritt benötigt werden und was bereits vorliegt.

2. Nachforderung erstellen

   Anwalts AI formuliert eine verständliche Anforderung mit konkreter Dokumentbezeichnung und Bezug zum Anliegen.

3. Empfänger und Umfang kontrollieren

   Die Kanzlei prüft, ob die richtigen Unterlagen beim passenden Kontakt angefordert werden, und ergänzt nötige Erläuterungen.

4. Mitteilung freigeben

   Die kontrollierte Nachricht wird im Mandatsablauf verwendet und bleibt mit dem offenen Unterlagenbedarf verbunden.

5. Rücklauf an der Akte bearbeiten

   Eingehende Dokumente werden dem Vorgang zugeordnet. Die Kanzlei prüft den ergänzten Bestand und führt verbleibende oder nächste Aufgaben fort.

Fiktives Beispiel: die Anlage zum Vertrag fehlt

Eine präzise Nachforderung macht die Antwort einfacher

Die Bitte „Bitte senden Sie die Unterlagen“ lässt oft offen, was genau gebraucht wird. Hilfreicher sind die konkrete Dokumentart und ein erkennbarer Zusammenhang, etwa die vollständige Rechnung zu einer bestimmten Leistung oder die letzte Vertragsfassung.

Anwalts AI erstellt die Anforderung auf Grundlage des festgelegten Bedarfs. Die Kanzlei kann ergänzen, weshalb eine bestimmte Fassung oder Anlage benötigt wird. Die Nachricht bleibt auf die Informationen ausgerichtet, die den nächsten Arbeitsschritt ermöglichen.

Vorhanden, angefordert und nachgereicht zusammen betrachten

Im Mandatsverlauf gehen Unterlagen häufig in mehreren Nachrichten ein. Deshalb ist entscheidend, welcher Bedarf noch offen ist und welche Ergänzung bereits zur Akte gelangt ist. Die Arbeit orientiert sich am gemeinsamen Vorgang.

Anwalts AI verbindet die Nachforderung mit der automatischen Postzuordnung. Eine später eingehende E-Mail mit Dokumenten ergänzt die passende Akte. Das Team kann den Rücklauf im Zusammenhang prüfen und noch fehlende Bestandteile gezielt bearbeiten.

Mit den ergänzten Unterlagen weiterarbeiten

Eine Nachforderung hat ein konkretes Ziel: Die Kanzlei benötigt Material für die Sachverhaltsprüfung, eine Antwort oder den nächsten Entwurf. Sobald die Dokumente vorliegen, kann die Bearbeitung auf dem ergänzten Bestand aufbauen.

Unser KI-Betriebssystem verbindet diese Schritte mit Aktenzusammenfassung, Dokumentensuche und Aufgaben. Die angeforderte Unterlage wird damit vom offenen Bedarf zum verwendbaren Teil der weiteren Mandatsarbeit.